【業務風景】社内ミーティングを実施しました
こんにちは。ブックスドリームの竹中と申します。
本日は、過日実施した社内のミーティングの様子をお届けします。
週間のトピックスを情報共有し、その後に社内におこったトラブルについて話し合いました。
そのトラブルと申しますのは、
お客様からのお問い合わせで利用していただいているチャットシステムに不具合が発生し、それに気づいたスタッフが素早く上長への報告を行いました。
初動は、問題ありませんでしたが、その報告後の進捗確認が不足していたのです。
結果、処理の空白の時間帯ができてしまい、トラブル解消の延べ時間が、本来必要な時間にプラスアルファ必要になってしまったのです。
最終的には、ご利用いただいている大事なお客様にご不便をお掛けすることになってしまいました。
弊社のサービスとして行いますとホームページで案内しているサービスは、前提として当然その対応を受けられるものとしてお客様がご利用してくださっています。ですから、システムトラブルなどで万が一それを提供できない時間は、最大限に短縮することが必要です。
再発を防止するためには、今までのやり方にプラスアルファしなければなりません。
ミーティングでは、今後の同様の事象や、今後何か異変に気づいた際の取り組みを周知いたしました。
・おかしい？と何か気づいたらすぐに上長へ報告。
・上長自身で対策が指示できるものであれば、すぐに解決策や対応策をとり、解消させる。
・手に余るもの、周知の必要なものについては、更に上、または解決できる見込みの部署へ連絡。
これを全社一丸となって今回の件を反省し、取り組むこと。毎週朝礼などで周知をはかり全体の意識づくりを行うこと。周知がただの作業で終わらないように、常に伝え方を工夫して、きちんと伝わっているか業務の中でも確認をしながら、風化しないように継続していくこと。
これらが共有されました。
今回も同様ですが、スタッフミーティングにおいては、
「話し合いの場で議題に出し、皆で問題を認識し、解決策を共有する」
プロセスを分かち合うことができます。これにより気持も一新され、刺激され、問題解決とその維持の原動力とすることができます。
会社運営においては常に改善が必要な事柄が発生します。しかし、スタッフ一丸となって乗り越え、常に安定的にご利用いただけるよう努力と改善を積み重ねて参ります。
どうぞ今後ともわれわれ、ブックスドリームをよろしくお願いいたします。
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