新入社員奮闘中～部会活動と議事録～

2020年12月24日社員採用情報,業務風景

当ブログをご覧いただきありがとうございます。

12月に入り、朝晩の冷え込みも日増しに強まって、

冬の訪れをひしひしと感じる季節になりましたね。
私も余裕を持って家を出たいとは思っているのですが、

暖かいおふとんの誘惑に連敗が続いている毎日です。

一年中でしょ？というツッコミは聞こえません(∩ﾟдﾟ)
個人的には昨年同様に暖冬傾向であれば嬉しいところですが、

気象庁が9月にラニーニャ現象の発生を発表していたことが気になります。

ラニーニャ現象とは、赤道付近地域で起こる海水温度に関わる季節現象で、

周辺地域ばかりか、世界中の天候に影響を及ぼすとされています。
発生した年は、日本でも偏西風が押し上げられ、寒気が流れ込みやすい形になることが多く、

今年は冬本番の時期になると、急激に寒さが厳しくなる可能性が高いそうです。

皆さんも前もって万全な寒さ対策をご準備くださいね！

さて、最近のブログで、

美化衛生や備品管理といった部署間の垣根を越えた協力体制、

弊社の「部会活動」について紹介しました。

他にも、全体管理部、スケジュール管理部、労務管理部、商品ＰＲ部などなどがあります。

毎月の会議は多くはないですが、これらを所属部署外の業務として行うことで、他部署間の交流が生まれたり、所属部署内の人間関係や上下関係に縛られない活動もしていこう、一人一人の良いところを活かしていこうという目的もあります。

他の部会活動についても、機会があれば紹介させて頂きたいと思います。

そして、実は当ブログも部会活動の1つであったりします♪
さて、有意義な部会ミーティング終了後。

何やら入力している新人のＭ君を発見。
これはいわゆる「議事録」ですね！

議事録作成の目的は、以下が挙げられます。

・実行済み案の確認や新規意見の備忘録

・次アクションの内容,期日の明確化

・会議での決定事項や経緯を他部署間で共有

全部署トータルすると、毎月かなりのミーティング回数になるため、

要点を効率的に把握,確認する必要があります。

そこで！文書化も行っています。

議事録作成に必要な要素とは何か？

それは「明瞭性があり、誰がいつ読んでも同じ解釈ができる内容であること」だと思います。

Ｍ君は文書作成の経験が少なく、最初は苦戦していたようですが、

近頃では、結論から書いて重要な部分のみをピックアップしたり、

意味合いはそのままに、表現を変更することで読みやすくするといった工夫を行っているそうです。

社員教育の一環としても有用な業務だなと感じました(^^♪

いよいよ12月に入り、受験生の皆さんは本番を想定した対策の真っ只中だと思います。

弊社でも定期的にミーティングで意見を交わし、来たる繁忙期に向けた準備を整えています。

スタッフ一同、今後もお客様のご期待に添えるよう邁進してまいります。

 

 

 

 

 

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